Trình tự thủ tục lập vi bằng
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu lập vi bằng
Yêu cầu về hồ sơ yêu cầu lập vi bằng
Người yêu cầu lập vi bằng có trách nhiệm cung cấp các tài liệu liên quan đến việc lập vi bằng và người yêu cầu phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của những tài liệu mà họ cung cấp.
Thừa phát lại kiểm tra thẩm quyền, phạm vi lập vi bằng
Theo quy định tại Điều 36 Nghị định 08/2020/NĐ-CP, Thừa phát lại được lập vi bằng ghi nhận các sự kiện, hành vi có thật theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi toàn quốc, trừ các trường hợp Thừa phát lại không được lập vi bằng quy định tại Điều 37 Nghị định 08/2020/NĐ-CP.
Bước 2: Thỏa thuận về việc lập vi bằng
Điều 38 Nghị định 08/2020/NĐ-CP quy định người yêu cầu lập vi bằng phải thoả thuận bằng văn bản với Trưởng Văn phòng Thừa phát lại về việc lập vi bằng với các nội dung của yếu sau: nội dung vi bằng cần lập; địa điểm, thời điểm lập vi bằng; chi phí lập vi bằng và các thoả thuận khác (nếu có).
Bước 3: Tiến hành lập vi bằng
Thừa phát lại có quyền yêu cầu người làm chứng chứng kiến nếu thấy cần thiết. Thừa phát lại sẽ ghi nhận sự kiện mà mình chứng kiến một cách khách quan, trung thực. Hình thức và nội dung chủ yếu của vi bằng:
- Tên, địa chỉ văn phòng Thừa phát lại; họ, tên Thừa phát lại;
- Địa điểm, giờ, ngày, tháng, năm;
- Người tham gia khác (nếu có);
- Họ, tên, địa chỉ người yêu cầu lập vi bằng và nội dung yêu cầu;
- Nội dung cụ thể của sự kiện, hành vi được ghi nhận;
- Lời cam đoan của Thừa phát lại về tính trung thực và khách quan trong việc lập vi bằng;
- Chữ ký của Thừa phát lại và đóng dấu văn phòng Thừa phát lại, chữ ký của những người tham gia, chứng kiến (nếu có) và có thể có chữ ký của những người có hành vi bị lập vi bằng.
Kèm theo vi bằng có thể có hình ảnh, băng hình và các tài liệu chứng minh khác.
Vi bằng lập thành ít nhất 03 bản chính theo thoả thuận, trong đó: 01 bản gửi Sở Tư pháp trực thuộc để đăng ký trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày lập vi bằng; 01 bản lưu trữ tại văn phòng Thừa phát lại theo quy định của pháp luật về chế độ lưu trữ đối với văn bản công chứng, số bản chính còn lại giao người yêu cầu;
Bước 4: Thanh lý thỏa thuận lập vi bằng
Trước khi giao vi bằng, Thừa phát lại (hoặc Thư ký nghiệp vụ) đề nghị khách hàng ký vào biên bản bàn giao vi bằng và thanh lý thỏa thuận lập vi bằng.
Thừa phát lại (hoặc Thư ký nghiệp vụ) giao lại cho khách hàng bản chính của vi bằng.
Bước 5: Đăng ký và lưu trữ vi bằng
Đăng ký vi bằng
Theo quy định tại khoản 4 Điều 39 Nghị định 08/2020/NĐ-CP, Điều 30 Thông tư số 05/2020/TT-BTP, trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc việc lập vi bằng, văn phòng Thừa phát lại phải gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu chính 01 bộ vi bằng, tài liệu chứng minh (nếu có) đến Sở Tư pháp nơi văn phòng Thừa phát lại đặt trụ sở để vào cơ sở dữ liệu về vi bằng. Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được vi bằng, Sở Tư pháp phải vào sổ đăng ký vi bằng.
Vi bằng được coi là hợp lệ khi được đăng ký tại Sở Tư pháp.
Lưu trữ vi bằng
Theo quy định tại khoản 3 Điều 39 Nghị định 08/2020/NĐ-CP thì vi bằng được lưu trữ tại văn phongf Thừa phát lại theo quy định của pháp luật về lưu trữ như đối với văn bản công chứng. Chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng được quy định tại Điều 64 Luật Công chứng năm 2014.
