VI BẰNG GHI NHẬN GIAO NHẬN GIẤY TỜ

Hiện nay việc đưa nhận thông tin trở nên đơn giản và dễ dàng thông qua ứng dụng điện thoại, gmail…gửi qua các dịch vụ vận chuyển phát nhanh trở nên phổ biến. Tuy nhiên nhiều hệ lụy đã sảy ra như thất lạc giấy tờ, hư hỏng do vận chuyển, nhiều giấy tờ, thông tin không được kiểm soát hết, không đủ giá trị pháp lý…Mặt khác nhiều giấy tờ quan trọng khi đưa cho nhân viên, người đại diện theo ủy quyền mặc dù giao đến tận tay cho đối tác, khách hàng mà vẫn bị nhầm lẫn, thất lạc và đã gây ra nhiều hệ lụy không đáng có sau đó. Điển hình là trường hợp anh C sau đây:

Công ty X (doanh nghiệp nước ngoài) hợp tác kinh doanh với chuỗi doanh nghiệp tại Việt Nam do anh N làm chủ và để thuận tiện trong việc chuyển giao giấy tờ quan trọng của công ty đến cho anh N đảm bảo độ bảo mật và nhanh chóng. Anh C, nhân viên của công ty X người là đại diện theo ủy quyền của công ty X đến địa chỉ nhà anh N để giao giấy tờ cho anh N, anh C mang tài liệu, giấy tờ đến nhà anh N, do anh N không ở nhà anh C đã gửi toàn bộ tài liệu đó cho một một người tự xưng là con của anh N và sau đó ra về như bình thường, một tuần sau đó do không có sự xác nhận của anh N phía bên Việt Nam nên hàng hóa của công ty X đã không lưu thông sang Việt Nam một cách thuận lợi, và bị kéo dài thời gian nên đã làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và gây tổn thất lớn cho công ty X, ngoài ra toàn bộ chiến lược công ty X nằm trong tập giấy tờ gửi cho anh N có dấu hiệu bị lộ ra ngoài, nhận được thông tin anh C đã liên lạc trực tiếp lại cho anh N, anh N khẳng định mình không nhận được thông tin hay tài liệu nào từ phía công ty X và kiểm tra lại cũng không nhận được thông tin như anh C đã nói. Việc này đã làm ảnh hưởng rất lớn đến anh C khi công ty truy cứu trách nhiệm và yêu cầu anh C phải bồi thường cho công ty, mặc dù anh C luôn khẳng định rằng mình đã giao giấy tờ đế tận nhà cho anh N, và việc là lộ thông tin bí mật kinh doanh của công ty X là do Phía anh N, nhưng anh C không có căn cứ cũng như bằng chứng để chứng minh việc mình giao đúng địa chỉ và đúng người để bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng của mình…

đây là một bài học rất lớn đối với anh C.

Thay vì sự chủ quan đó anh C nên cẩn thận hơn trong việc giao nhận các giấy tờ quan trọng, ngoài việc giao tận tay và đúng người nhận việc có người thứ 3 chứng kiến làm bằng chứng khi có chuyện sảy ra sẽ là căn cứ để bảo vệ quyền, lợi ích chính đáng của mình. Văn phòng Thừa phát Lại quận Hà Đông với tư cách là người thứ 3 ghi nhận hành vi giao nhận giấy tờ các bên thông qua hình thức lập Vi Bằng là một biện pháp tối ưu, đảm bảo tính pháp lý cho trường hợp này.

Trong Vi Bằng sẽ ghi nhận cụ thể thông tin người giao, người nhận, địa chỉ nơi giao nhận, ngày giờ cụ thể, và có sự xác minh của cả bên giao và bên nhận trong Vi Bằng, ngoài ra Vi Bằng còn thể có hình ảnh, file ghi âm kèm theo …