QUY TRÌNH TỐNG ĐẠT GIẤY TỜ, HỒ SƠ, TÀI LIỆU
TIẾP NHẬN YÊU CẦU TỐNG ĐẠT
- Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, cơ quan thi hành án dân sự có yêu cầu tống đạt làm việc với Văn phòng thi hành án dân sự để thống nhất nội dung công việc, phạm vi, thời hạn, chi phí và trách nhiệm của các bên.
- Văn phòng kiểm tra thông tin tống đạt, gồm: cơ quan yêu cầu, loại giấy tờ cần tống đạt, họ tên người được tống đạt, địa chỉ, thời hạn, số lượng văn bản và yêu cầu nghiệp vụ khác nếu có.
- Thừa hành viên được tống đạt trong phạm vi tỉnh, thành phố nơi Văn phòng đặt trụ sở hoặc mở chi nhánh. Trường hợp nhận tống đạt từ cơ quan ở địa phương khác thì địa chỉ người được tống đạt phải thuộc địa bàn nơi Văn phòng đặt trụ sở hoặc chi nhánh.
- Nếu hồ sơ, thông tin hoặc địa chỉ chưa rõ ràng, Văn phòng yêu cầu cơ quan giao văn bản bổ sung trước khi tiếp nhận.
- Thư ký nghiệp vụ kiểm tra sơ bộ hồ sơ, lập danh sách tài liệu cần tống đạt và báo cáo Thừa hành viên hoặc Trưởng Văn phòng xem xét tiếp nhận. Nếu không đủ điều kiện thực hiện thì phải thông báo rõ lý do cho cơ quan yêu cầu.
KÝ HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ TỐNG ĐẠT
- Việc tống đạt giữa Văn phòng với Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, cơ quan thi hành án dân sự phải được lập thành hợp đồng dịch vụ.
- Hợp đồng gồm các nội dung chính: loại giấy tờ, hồ sơ, tài liệu cần tống đạt; thời gian thực hiện; thủ tục tống đạt; quyền, nghĩa vụ của các bên; chi phí tống đạt và nội dung khác theo thỏa thuận.
- Trường hợp tống đạt ngoài địa bàn, vùng sâu, vùng xa, đường sá xa xôi, đi lại khó khăn thì các bên được thỏa thuận riêng về chi phí và điều kiện thực hiện.
- Sau khi ký, hợp đồng được gửi đến Kho bạc Nhà nước nơi cơ quan yêu cầu mở tài khoản để kiểm soát việc thanh toán chi phí tống đạt.
- Cơ quan yêu cầu bàn giao giấy tờ, hồ sơ, tài liệu theo bảng kê. Văn phòng kiểm tra số lượng, tình trạng tài liệu và ghi nhận việc giao nhận.
TIẾN HÀNH TỐNG ĐẠT
- Trưởng Văn phòng phân công Thừa hành viên thực hiện. Thư ký nghiệp vụ có thể hỗ trợ, trừ trường hợp hợp đồng yêu cầu Thừa hành viên trực tiếp thực hiện.
- Trước khi tống đạt, người thực hiện phải kiểm tra lại văn bản, thông tin người được tống đạt, địa chỉ, thời hạn và các yêu cầu cần thiết.
- Việc tống đạt giấy tờ của Tòa án, Viện kiểm sát thực hiện theo pháp luật tố tụng; việc tống đạt giấy tờ của cơ quan thi hành án dân sự thực hiện theo pháp luật thi hành án dân sự.
- Khi tống đạt trực tiếp, người thực hiện phải giới thiệu tư cách, xác định đúng người nhận hoặc người nhận thay hợp lệ, giao văn bản, yêu cầu người nhận ký, ghi rõ họ tên, thời gian nhận và lập biên bản tống đạt.
- Nếu người được tống đạt vắng mặt, người thực hiện xác minh tại địa chỉ tống đạt và xử lý theo quy định pháp luật. Chỉ giao cho người nhận thay khi pháp luật cho phép.
- Nếu người nhận từ chối nhận, người thực hiện phải giải thích, ghi rõ việc từ chối vào biên bản, nêu lý do nếu có và yêu cầu người liên quan ký xác nhận theo quy định.
- Nếu không thể tống đạt trực tiếp và có căn cứ niêm yết, Văn phòng thực hiện niêm yết công khai theo pháp luật tố tụng, pháp luật thi hành án dân sự và thỏa thuận trong hợp đồng.
- Nếu địa chỉ không tồn tại, người được tống đạt không cư trú/làm việc tại địa chỉ hoặc không xác định được người nhận, người thực hiện lập biên bản ghi rõ lý do và báo cáo Trưởng Văn phòng để thông báo cho cơ quan yêu cầu.
- Văn phòng và Thừa hành viên chịu trách nhiệm nếu tống đạt không chính xác, không đúng trình tự, thủ tục hoặc thời hạn; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định pháp luật.
HOÀN TẤT, THÔNG BÁO KẾT QUẢ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ
- Việc tống đạt được coi là hoàn thành khi Thừa hành viên đã thực hiện xong các thủ tục theo quy định pháp luật.
- Sau khi hoàn thành, Thừa hành viên hoặc người được phân công lập biên bản tống đạt theo mẫu, ghi rõ thời gian, địa điểm, người thực hiện, người nhận, loại giấy tờ, hình thức tống đạt, kết quả và chữ ký của người liên quan.
- Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày thực hiện xong việc tống đạt, Thừa hành viên phải thông báo kết quả và gửi tài liệu chứng minh cho cơ quan yêu cầu, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.
- Kết quả tống đạt phải được ghi đầy đủ, chính xác vào Sổ theo dõi việc tống đạt theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành.
- Hồ sơ tống đạt được lưu tại Văn phòng, gồm: hợp đồng dịch vụ, bảng kê tài liệu, tài liệu được giao, phiếu phân công, biên bản tống đạt, tài liệu chứng minh kết quả, thông báo kết quả, chứng từ thanh toán và tài liệu liên quan.
- Văn phòng có trách nhiệm bảo quản, lưu trữ hồ sơ tại trụ sở. Trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.
- Hồ sơ giấy phải được số hóa, cập nhật và lưu trữ thành hồ sơ điện tử theo lộ trình của Bộ Tư pháp; hồ sơ điện tử phải chính xác với hồ sơ giấy và được xác nhận bằng chữ ký số của Văn phòng.
CHI PHÍ CHO VIỆC TỐNG ĐẠT
- Chi phí tống đạt do Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân hoặc cơ quan thi hành án dân sự thỏa thuận với Văn phòng và ghi trong hợp đồng dịch vụ.
- Mức chi phí tống đạt thông thường từ 120.000 đồng đến 240.000 đồng/lần tống đạt hợp lệ.
- Trường hợp tống đạt ngoài địa bàn, vùng sâu, vùng xa, đường sá xa xôi, đi lại khó khăn thì chi phí có thể gồm chi phí thực tế, đi lại, lưu trú, công tác phí và tiền công theo ngày làm việc của người thực hiện theo quy định pháp luật.
- Chi phí tống đạt bao gồm cả chi phí niêm yết công khai trong trường hợp không thể tống đạt trực tiếp và phải niêm yết theo quy định.
- Việc thanh toán chi phí tống đạt được thực hiện hằng tháng. Văn phòng lập hóa đơn dịch vụ; trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ, cơ quan yêu cầu hoàn tất hồ sơ gửi Kho bạc Nhà nước để thanh toán.
- Văn phòng có trách nhiệm công khai nguyên tắc tính chi phí, lập hóa đơn, chứng từ theo quy định và chỉ thu các khoản đã thỏa thuận hoặc phát sinh hợp pháp.
